Tehokas mediaviestintä – Kokosimme 10 vinkkiä

Positiivinen medianäkyvyys on edelleen yksi isoimmista valttikorteista viestinnässä. Mutta mediaviestintä on myös haastava laji, jossa pelkkä tiedotteen lähettäminen harvoin tuo toivottuja tuloksia. Kokosimme avuksesi 10 vinkkiä. 

1. Teroita tavoitteesi

Mediaviestinnässä, niin kuin viestinnässä muutenkin, ei enää pärjää sillä, että huiskitaan menemään “niin kuin aina ennenkin”. Onnistunut viestintä vaatii paitsi suunnitelmallisuutta, myös kirkkaita tavoitteita. Kysypä ääneen, että miksi medianäkyvyys on teille tärkeää? Mitä tavoitteita se palvelee? Ja millaisia teemoja, ydinviestejä jne. teidän pitäisi saada mediassa läpi, jotta näkyvyys tukisi tavoitteidenne toteutumista?  Kun tiedät vastaukset näihin kysymyksiin, pystyt jo paremmin hahmottamaan, millaisia juttuja lähdet tavoittelemaan ja missä medioissa.

2. Tunne toivemediasi

Paikallistoiminta kiinnostaa paikkallismediaa, ja isommat yhteiskunnallisiin keskusteluihin liittyvät aiheet valtakunnan mediaa. Aikakaustoimitus taas vaatii erilaista näkökulmaa kuin uutismedia. Erilaisten medioiden kirjo on valtava, ja niillä on omanlaisensa tavat käsitellä aiheita, joten tutustu vaihtoehtoihin ja tunne hyvin erityisesti ne mediat, joissa haluaisit näkyvyyttä. 

Voit ehdottaa aihetta suoraan esim. tiettyyn juttusarjaan tai palstalle; toimituksessa nostetaan peukkua, kun siellä huomataan, että et ehdota juttuja summamutikassa. Tavoitemediasi tunteminen on tärkeää myös siksi, että sinun pitää osata perustella, miksi aiheesi olisi tärkeä ja kiinnostava juuri tälle medialle.

3. Älä pelkää tarttua puhelimeen

Aina kannattaa olla suoraan yhteydessä prioriteettimedioittenne toimituksiin, sillä pelkkä tiedote poikii nykyään enää harvoin juttuja. Räätälöity juttuvinkki ja suorat kontaktit ovat onnistuneen mediaviestinnän salaisuus. 

Tiedote on silti tärkeä työkalu; se paketoi aiheenne napakaksi kokonaisuudeksi ja auttaa toimitusta hahmottamaan jutun uutisarvon. Tiedotteen lähettämisen lisäksi kannattaa kuitenkin aina olla myös henkilökohtaisesta yhteydessä prioriteettimedioihin. Soitto uutispäällikölle, tuottajalle tai aihepiiristäsi kiinnostuneelle toimittajalle, kiinnostavasti muotoiltu juttuvinkki ja ehdotus hyvästä asiantuntijahaastateltavasta tai henkilötarinasta, ja avot, mahdollisuutesi saada juttu läpi ovat paljon paremmat kuin laajalla levikillä lähetetyllä tiedotteella. 

4. Tarjoa medialle hiljaisia signaaleja

Uudet ilmiöt ja tuoreet näkökulmat kiinnostavat mediaa. Olet oman työsi asiantuntija ja todennäköisesti perillä paremmin kuin media oman alasi ajankohtaisista asioista, hiljaisista signaaleista tai siitä, miten poliittiset päätökset vaikuttavat haastavassa elämäntilanteessa olevan asiakaskuntanne elämään. Välitä siis tietoa, kerro missä mennään ja ehdota suoraan myös esimerkkihaastateltavaa.

5. Saavuta huomiota henkilötarinan kautta

Ihmiset kiinnostavat. Tarjoa medialle juttuvinkkinä jonkun organisaatioonne sidoksissa olevan ihmisen tarinaa. Henkilötarinan kautta pääsette ehkä myös kertomaan organisaationne työn tärkeydestä, palveluista ja tuloksista.

6. Ratsasta mediaviestinnässä ajankohtaisilla teemoilla

Isoja uutisaiheita kommentoivat tiedotteet leviävät hyvin mediassa, viestijänä voit tarjota oman organisaatiosi asiantuntijoita haastateltavaksi ajankohtaisiin aiheisiin. Ajankohtaista kerrottavaa kannattaa rakentaa myös tapahtumatiedotteen kylkeen, sillä pelkkä seminaari ei ylitä uutiskynnystä. Myös erilaisten teemapäivien aikana on hyvä mahdollisuus saada läpi aiheeseen liittyviä viestejä. Lisää vinkkejä täältä.

7. Tiedota oikeaan aikaan

Kun toimituksessa on hiljaisempaa, saavuttaa tiedotteesi toimituksen todennäköisesti paremmin. Uutispiikki on aamuisin usein klo 9, joten ajoita tiedottaminen ennen tätä. Myös viikonloput kannattaa hyödyntää! 

Jos tiedossa on isompi kampanja, tapahtuma tai vastaava, niin ole uutistoimitukseen yhteydessä muutamaa päivää aikaisemmin. Soita ja/tai meilaa uutispäällikölle, tuottajalle tai toimittajalle, jonka tiedät olevan kiinnostunut juuri teidän aihepiiristänne. Muista kertoa, milloin asian saa julkaista eli mikä on sen embargo.

8. Tarjoa mahdollisimman valmista uutista tiedotteessa

Laita heti tiedotteen alkuun tärkein ja kiinnostavin. Ole selkeä, vältä ammattijargonia ja käytä lyhyitä lauseita. Tiedotteessa on hyvä olla aina pari sitaattia, yhteystiedot ja taustatietoja organisaatiosta. Pituus maksimissaan yksi A4. Ota täältä vielä haltuun vinkit hyvään tiedotteeseen.

9. Kiinnitä uutistoimituksen huomio tiedotteen otsikolla

Otsikon pitää napata toimituksen huomio uutisvirran keskeltä. Nosta otsikkoon jutun oleellisin asia napakasti muotoiltuna, mutta älä tyydy itsestäänselvyyksiin. Mieti, mikä on jutun uutisarvo tai kiinnostavin asia, ja tuo se otsikossa esille. 

10. Ole kiinnostava myös sosiaalisessa mediassa

Media tarttuu usein viraaliksi levinneeseen sosiaalisen median julkaisuun tai muuhun aiheeseen, joka puhuttaa ihmisiä sosiaalisessa mediassa. Kampanja-avausten, lanseerausten yms. yhteydessä on siis ensiarvoisen tärkeää olla aktiivinen ja näkyvä myös sosiaalisessa mediassa. Yritä saada aikaan keskustelua ja valjasta mukaan vaikuttajia niin kampanjateemasi saattaa suuremmalla todennäköisyydellä päätyä myös perinteisen median kanaville.

Blogauksen on kirjoittanut Susanna Koivistoinen ja se perustuu Heidi Korvan Mediaviestinnän ABC -koulutukseen yhteiskunnallisille yrityksille 26.11.2020.

Haluaisitteko apua mediaviestinnän suunnittelussa? Pyydä tarjous sparraukseen tai työpajaan täältä.

JAA SOMESSA

Kaikki irti tapahtumasta – älä unohda viestintää!

Tapahtumien, seminaarien ja vastaavien järjestämiseen käytetään paljon aikaa ja resursseja. Jotta organisaatio saisi niistä strategisesti mahdollisimman paljon irti, myös tapahtumien ja seminaarien viestimiseen kannattaisi laittaa riittävästi paukkuja.

Ei nimittäin kannata tyytyä siihen, että tapahtuma on saatu kasaan ja paikalle kivasti osallistujia. Tapahtumaanhan liittyy aina jokin tavoite, esimerkiksi se, että halutaan jakaa tietoa tai herättää keskustelua tapahtuman teemoista.

Tapahtumat ja seminaarit ovat siis osa organisaation vaikuttamistyötä, profiloitumista tai markkinointia. Siksi viestinnän tehtävä on tehdä tapahtuma näkyväksi mahdollisimman laajasti.

Kokosin ja aikataulutin peruslistan asioista, jotka tapahtumaviestinnässä kannattaa muistaa. Näiden vinkkien avulla homma rullaa jouhevasti, jopa yhden viestijän voimin.

1–2 VIIKKOA ENNEN TAPAHTUMAA

  • Valitse prioriteettimediat, joihin haluaisit tapahtuman yhteydessä juttua. Mutta muista kuitenkin, että tapahtuma itse on harvoin jutun arvoinen. Mieti siis eri tapoja, joiden kautta voisit liittää tapahtuman osaksi isompaa ajankohtaista ilmiötä tai menossa olevaa muutosta. Kaiva siis uutinen tapahtuman teemoista. Tai voisiko tapahtuman saada mediassa esiin jonkun siihen liittyvän henkilön (puhujan, järjestäjän, vapaaehtoisen jne.) kautta?
  • Jos tapahtuma on kaikille avoin, lähetä siitä tieto medioiden ja netin tapahtumakalentereihin.
  • Jos haluat mediaa paikalle (ja tapahtumassa on aineksia median kiinnostukseen), kannattaa tieto tapahtumasta lähettää tyrkylle myös STT:n tapahtumakalenteriin. Se onnistuu lähettämällä meiliä osoitteeseen toimitus[at]stt.fi.
  • Ala kertoa tapahtumasta aktiivisesti sosiaalisessa mediassa. Nosta esiin eri näkökulmia ja ohjaa aina tapahtuman nettisivulle, jotta kiinnostuneet näkevät mitä, missä ja milloin tapahtuu. Jos tapahtumalla ei ole omaa nettisivua, kirjoita siitä ainakin juttu organisaatiosi nettisivujen Ajankohtaista- tai blogisivulle, johon voit linkittää.
  • Kokoa yhteen organisaatiosi pääviestit tapahtuman teemasta. Eli mitä asioita haluatte yhteisönä nostaa esiin? Mihin vaikuttaa? Mitä mieltä olette ko. asioista? Tämä on tärkeää, jotta voit käyttää tapahtuman luoman momentumin hyväksi viestimällä.

4–5 PÄIVÄÄ ENNEN TAPAHTUMAA

  • Jos aiot tehdä tapahtumasta tiedotteen, kirjoita tiedote valmiiksi nyt – älä jätä sitä viimeiseen päivään.
  • Vaikka et kirjoittaisikaan tiedotetta, kannattaa tapahtumasta ehkä kirjoittaa päivitetty uutinen tai juttu organisaation nettisivuille. Se on hyvää uutta jaettavaa sosiaalisessa mediassa ja hyvä tapa nostattaa tapahtumaa.
  • Briiffaa viestintään osallistuvat ihmiset: mahdolliset kumppanit, medialle tarjottavat haastateltavat jne.

3 PÄIVÄÄ ENNEN TAPAHTUMAA

  • Mediaviestintä kannattaa aina aloittaa viimeistään 3–4 päivää ennen h-hetkeä (mahdollisia henkilöhaastatteluja kannattaa tarjota yksittäisille medioille jo aiemmin).  Kontaktoi prioriteettimediat ja tarjoa jokaiselle räätälöityä juttuaihetta. Lähetä heille myös tiedote ennakkoon nähtäväksi; mediat kyllä kunnioittavat embargoa.
  • Jos tapahtumaa järjestämässä on useampi toimija, viimeistään nyt kannattaa jakaa kaikille materiaalit viestintää varten: tiedote, somessa jaettavaksi tarkoitettu somekuva, ehdotukset valmiista perustwiiteistä jne.

TAPAHTUMAA EDELTÄVÄ PÄIVÄ

  • Nostata tunnelmia sosiaalisessa mediassa. ”Huomenna tapahtuu” -tyyppiset julkaisut herättävät kummasti kiinnostusta. Käytä hyväksesi esimerkiksi videota tapahtumapaikan valmisteluista tai kuvia materiaaleista.
  • Jos käytössäsi on palvelu tiedotteen jakamiseen, ajasta tiedote lähtemään haluamanasi hetkenä.
  • Jos tapahtumaan liittyy taustamateriaaleja, esimerkiksi hankkeen loppuraportti tai muu tutkimus/selvitys, ajasta materiaalien julkaisu valmiiksi nettisivulle.
  • Soita läpi kaikki mediat, joihin olet tarjonnut räätälöityä juttua. Soittaminen kannattaa aina. Oman kokemukseni mukaan toimituksen uutistyötä vetävät henkilöt harvoin muistavat yksittäistä meiliä, mutta kun pääset juttelemaan heidän kanssaan, pystyt perustelemaan juttuehdotustasi laajemmin ja saatat onnistua kiinnostuksen herättämisessä.
  • Ajasta perusjulkaisuja valmiiksi Twitteriin (ja Facebookiin). Esimerkiksi sellaisia, joissa kerrot, mistä taustamateriaalit tai tapahtumaan liittyvä tiedotteenne löytyvät.
  • Muistuta Twitterissä tapahtuman hästäg viimeistään illansuussa. Joku saattaa haluta jakaa sen aamun ensimmäisessä twiitissään.

TAPAHTUMAPÄIVÄN AAMU

  • Jaa tapahtuman hästäg uudestaan heti aamusta: ”Tänään kannattaa laittaa seurantaan #järjestömenestyy. 250 järjestöihmistä koolla Helsingissä. Teemoina Rohkeus ja miten #järjestöt menestyvät tulevaisuudessa.”
  • Kiinnitä hästägistä kertova julkaisu Twitterissä profiiliisi. Tapahtuman osallistujat etsivät sitä joka tapauksessa viimeistään tapahtuman alkaessa.

TAPAHTUMAPAIKALLA

  • Twiittaa ennakkotunnelmia. Käytä kuvaa. Tee vaikka gallup ja kysy osallistujilta, mitä he odottavat tapahtumalta.
  • Asia joka liian usein unohtuu: tapahtuman juontajan homma on kertoa päivän häsäri. Jos stagen taustalla tms. pyörii materiaalia tai on heijastettuna kuva, laita häsäri esiin.
  • Tämäkin unohtuu edelleen ihan liian usein: laita tapahtuman puhujien Twitter-tunnarit esille käsiohjelmaan. Mikään ei ole raivostuttavampaa kuin etsiä kunkin puheenvuoron aikana, onko puhuja Twitterissä vai ei.
  • Twiittaa ja retweettaa itse ihan sikana. Twiittaaminen on yhden ihmisen täysi työ, facebookaaminen/LinkedIn toisen ihmisen. Jos teette FB-liven, sen tekoon tarvitaan kolmas tyyppi.
  • Retwiittaa ahkerasti osallistujien twiittejä. Ideaalityönjako on sellainen, että retwiittaaminen on yhden ihmisen homma, jolloin, se, joka twiittaa puheenvuoroista, voi keskittyä puhujien sanomisiin.
  • Tapahtuman lopuksi: jaa aineistot uudestaan ja muistuta FB-livetallenteesta. Koska olet pyytänyt puhujien materiaalit etukäteen, voit jakaa linkin, jonka takaa ne löytyvät.

TAPAHTUMAA SEURAAVA PÄIVÄ

  • Palaa tunnelmiin, esimerkiksi tapahtumista otettujen kuvien kautta.
  • Jaa materiaalit Twitterissä vielä kerran.
  • Muistuta striimistä tai FB-livetallenteesta.

Mitä muita hyviä käytäntöjä sinulla on käytössä? Jatketaan keskustelua Twitterissä! Tägää minut @HeidiKorva ja lähetä kommentti.

JAA SOMESSA