Kaikki irti tapahtumasta – älä unohda viestintää!

Tapahtumien, seminaarien ja vastaavien järjestämiseen käytetään paljon aikaa ja resursseja. Jotta organisaatio saisi niistä strategisesti mahdollisimman paljon irti, myös tapahtumien ja seminaarien viestimiseen kannattaisi laittaa riittävästi paukkuja.

Ei nimittäin kannata tyytyä siihen, että tapahtuma on saatu kasaan ja paikalle kivasti osallistujia. Tapahtumaanhan liittyy aina jokin tavoite, esimerkiksi se, että halutaan jakaa tietoa tai herättää keskustelua tapahtuman teemoista.

Tapahtumat ja seminaarit ovat siis osa organisaation vaikuttamistyötä, profiloitumista tai markkinointia. Siksi viestinnän tehtävä on tehdä tapahtuma näkyväksi mahdollisimman laajasti.

Kokosin ja aikataulutin peruslistan asioista, jotka tapahtumaviestinnässä kannattaa muistaa. Näiden vinkkien avulla homma rullaa jouhevasti, jopa yhden viestijän voimin.

1–2 VIIKKOA ENNEN TAPAHTUMAA

• Valitse prioriteettimediat, joihin haluaisit tapahtuman yhteydessä juttua. Mutta muista kuitenkin, että tapahtuma itse on harvoin jutun arvoinen. Mieti siis eri tapoja, joiden kautta voisit liittää tapahtuman osaksi isompaa ajankohtaista ilmiötä tai menossa olevaa muutosta. Kaiva siis uutinen tapahtuman teemoista. Tai voisiko tapahtuman saada mediassa esiin jonkun siihen liittyvän henkilön (puhujan, järjestäjän, vapaaehtoisen jne.) kautta?
• Jos tapahtuma on kaikille avoin, lähetä siitä tieto medioiden ja netin tapahtumakalentereihin.
• Jos haluat mediaa paikalle (ja tapahtumassa on aineksia median kiinnostukseen), kannattaa tieto tapahtumasta lähettää tyrkylle myös STT:n tapahtumakalenteriin. Se onnistuu lähettämällä meiliä osoitteeseen toimitus[at]stt.fi.
• Ala kertoa tapahtumasta aktiivisesti sosiaalisessa mediassa. Nosta esiin eri näkökulmia ja ohjaa aina tapahtuman nettisivulle, jotta kiinnostuneet näkevät mitä, missä ja milloin tapahtuu. Jos tapahtumalla ei ole omaa nettisivua, kirjoita siitä ainakin juttu organisaatiosi nettisivujen Ajankohtaista- tai blogisivulle, johon voit linkittää.
• Kokoa yhteen organisaatiosi pääviestit tapahtuman teemasta. Eli mitä asioita haluatte yhteisönä nostaa esiin? Mihin vaikuttaa? Mitä mieltä olette ko. asioista? Tämä on tärkeää, jotta voit käyttää tapahtuman luoman momentumin hyväksi viestimällä.

4–5 PÄIVÄÄ ENNEN TAPAHTUMAA

• Jos aiot tehdä tapahtumasta tiedotteen, kirjoita tiedote valmiiksi nyt – älä jätä sitä viimeiseen päivään.
• Vaikka et kirjoittaisikaan tiedotetta, kannattaa tapahtumasta ehkä kirjoittaa päivitetty uutinen tai juttu organisaation nettisivuille. Se on hyvää uutta jaettavaa sosiaalisessa mediassa ja hyvä tapa nostattaa tapahtumaa.
• Briiffaa viestintään osallistuvat ihmiset: mahdolliset kumppanit, medialle tarjottavat haastateltavat jne.

3 PÄIVÄÄ ENNEN TAPAHTUMAA

• Mediaviestintä kannattaa aina aloittaa viimeistään 3–4 päivää ennen h-hetkeä (mahdollisia henkilöhaastatteluja kannattaa tarjota yksittäisille medioille jo aiemmin).  Kontaktoi prioriteettimediat ja tarjoa jokaiselle räätälöityä juttuaihetta. Lähetä heille myös tiedote ennakkoon nähtäväksi; mediat kyllä kunnioittavat embargoa.
• Jos tapahtumaa järjestämässä on useampi toimija, viimeistään nyt kannattaa jakaa kaikille materiaalit viestintää varten: tiedote, somessa jaettavaksi tarkoitettu somekuva, ehdotukset valmiista perustwiiteistä jne.

TAPAHTUMAA EDELTÄVÄ PÄIVÄ

• Nostata tunnelmia sosiaalisessa mediassa. ”Huomenna tapahtuu” -tyyppiset julkaisut herättävät kummasti kiinnostusta. Käytä hyväksesi esimerkiksi videota tapahtumapaikan valmisteluista tai kuvia materiaaleista.
• Jos käytössäsi on palvelu tiedotteen jakamiseen, ajasta tiedote lähtemään haluamanasi hetkenä.
• Jos tapahtumaan liittyy taustamateriaaleja, esimerkiksi hankkeen loppuraportti tai muu tutkimus/selvitys, ajasta materiaalien julkaisu valmiiksi nettisivulle.
• Soita läpi kaikki mediat, joihin olet tarjonnut räätälöityä juttua. Soittaminen kannattaa aina. Oman kokemukseni mukaan toimituksen uutistyötä vetävät henkilöt harvoin muistavat yksittäistä meiliä, mutta kun pääset juttelemaan heidän kanssaan, pystyt perustelemaan juttuehdotustasi laajemmin ja saatat onnistua kiinnostuksen herättämisessä.
• Ajasta perusjulkaisuja valmiiksi Twitteriin (ja Facebookiin). Esimerkiksi sellaisia, joissa kerrot, mistä taustamateriaalit tai tapahtumaan liittyvä tiedotteenne löytyvät.
• Muistuta Twitterissä tapahtuman hästäg viimeistään illansuussa. Joku saattaa haluta jakaa sen aamun ensimmäisessä twiitissään.

TAPAHTUMAPÄIVÄN AAMU

• Jaa tapahtuman hästäg uudestaan heti aamusta: ”Tänään kannattaa laittaa seurantaan #järjestömenestyy. 250 järjestöihmistä koolla Helsingissä. Teemoina Rohkeus ja miten #järjestöt menestyvät tulevaisuudessa.”
• Kiinnitä hästägistä kertova julkaisu Twitterissä profiiliisi. Tapahtuman osallistujat etsivät sitä joka tapauksessa viimeistään tapahtuman alkaessa.

TAPAHTUMAPAIKALLA

• Twiittaa ennakkotunnelmia. Käytä kuvaa. Tee vaikka gallup ja kysy osallistujilta, mitä he odottavat tapahtumalta.
• Asia joka liian usein unohtuu: tapahtuman juontajan homma on kertoa päivän häsäri. Jos stagen taustalla tms. pyörii materiaalia tai on heijastettuna kuva, laita häsäri esiin.
• Tämäkin unohtuu edelleen ihan liian usein: laita tapahtuman puhujien Twitter-tunnarit esille käsiohjelmaan. Mikään ei ole raivostuttavampaa kuin etsiä kunkin puheenvuoron aikana, onko puhuja Twitterissä vai ei.
• Twiittaa ja retweettaa itse ihan sikana. Twiittaaminen on yhden ihmisen täysi työ, facebookaaminen/LinkedIn toisen ihmisen. Jos teette FB-liven, sen tekoon tarvitaan kolmas tyyppi.
• Retwiittaa ahkerasti osallistujien twiittejä. Ideaalityönjako on sellainen, että retwiittaaminen on yhden ihmisen homma, jolloin, se, joka twiittaa puheenvuoroista, voi keskittyä puhujien sanomisiin.
• Tapahtuman lopuksi: jaa aineistot uudestaan ja muistuta FB-livetallenteesta. Koska olet pyytänyt puhujien materiaalit etukäteen, voit jakaa linkin, jonka takaa ne löytyvät.

TAPAHTUMAA SEURAAVA PÄIVÄ

• Palaa tunnelmiin, esimerkiksi tapahtumista otettujen kuvien kautta.
• Jaa materiaalit Twitterissä vielä kerran.
• Muistuta striimistä tai FB-livetallenteesta.

Mitä muita hyviä käytäntöjä sinulla on käytössä? Jatketaan keskustelua Twitterissä! Tägää minut @HeidiKorva ja lähetä kommentti.